Засвідчені копії іноземних документів: що це таке та де їх можна отримати?

Для подання іноземних документів у Німеччині часто вимагають як засвідчений переклад німецькою мовою, так і засвідчену копію оригіналу документа. Але що саме підтверджує така копія? Де її можна виготовити, якщо документ був виданий, наприклад, в Україні? І яку роль у цьому процесі виконує перекладач?

Автор: Олександра Чурай Вітрюк, загально уповноважений перекладач української мови в Німеччині. Докладніше про мене ви можете дізнатися на сторінці «Про мене».

Що таке засвідчена копія?

Засвідчена копія — це копія, відповідність якої пред’явленому оригіналу підтверджує уповноважений на це орган або посадова особа.

Важливо: засвідчення копії підтверджує лише її відповідність пред’явленому документу. Воно, як правило, не підтверджує автентичність або чинність оригіналу, а також достовірність його змісту.

У деяких випадках автентичність іноземного офіційного документа необхідно додатково підтвердити апостилем або шляхом легалізації. Це залежить від країни видачі документа та вимог установи, до якої його подаватимуть.

Коли потрібна засвідчена копія?

Засвідчені копії можуть знадобитися, наприклад, у межах таких процедур:

визнання іноземного документа про шкільну, професійну або вищу освіту;
вступ до закладу вищої освіти або університету;
визнання професійної кваліфікації;
набуття громадянства або оформлення дозволу на перебування;
провадження у сфері сімейного права або реєстрації актів цивільного стану;
процедури, пов’язані з пенсійним або соціальним страхуванням.

Відповідна установа часто не бажає залишати в себе оригінали документів на постійне зберігання. Тому до неї подають засвідчені копії, які за потреби долучають до справи.

Перелік необхідних документів завжди визначає орган, заклад вищої освіти або установа з питань визнання, до якої вони подаються. Тому перед виготовленням копій і перекладів рекомендовано уважно ознайомитися з вимогами відповідної установи.

Чи можна засвідчити в Німеччині копії документів, виданих у державах, що не входять до ЄС?

Так. У Німеччині в принципі можна виготовити засвідчені копії документів, виданих за межами Європейського Союзу. Це стосується, наприклад, українських свідоцтв про народження та шлюб, дипломів, документів про освіту або судових рішень.

Відповідно до § 33 Закону Німеччини про адміністративне провадження компетентні органи можуть засвідчувати копії, зокрема якщо оригінал був виданий офіційним органом або якщо засвідчена копія необхідна для подання до офіційного органу. Закон не обмежує цю можливість виключно документами, виданими в Німеччині або в інших державах Європейського Союзу.

Однак на практиці компетенція та умови засвідчення можуть відрізнятися залежно від федеральної землі, муніципалітету й конкретної установи. Деякі центри обслуговування громадян засвідчують документи іноземною мовою лише для їх подання до конкретно зазначеного офіційного органу. Інші можуть додатково вимагати переклад німецькою мовою або відмовлятися засвідчувати певні види документів.

Тому перед відвідуванням відповідної установи варто заздалегідь уточнити, чи може вона засвідчити копію конкретного іноземного документа.

Чого не підтверджує засвідчення копії?

Засвідчену копію не слід плутати з апостилем або легалізацією.

Засвідчена копія підтверджує:

що виготовлена копія відповідає пред’явленому документу.

Водночас вона, як правило, не підтверджує:

що оригінал дійсно був виданий зазначеним у ньому іноземним органом;
що підписи або печатки на оригіналі є справжніми;
що документ досі є чинним;
що зазначені в ньому відомості є достовірними;
що документ буде визнаний відповідним німецьким органом.

Для підтвердження автентичності іноземного офіційного документа залежно від держави його видачі та мети використання може знадобитися апостиль або легалізація.

Де можна отримати засвідчену копію іноземного документа?

У Німеччині в принципі можна виготовити засвідчені копії документів, виданих за межами Європейського Союзу. Однак немає гарантії, що кожна установа засвідчуватиме документи іноземною мовою або документи, видані за кордоном. Компетенція та адміністративна практика можуть відрізнятися залежно від федеральної землі, установи та мети використання документа.

Засвідчені копії можуть виготовляти, зокрема, такі установи та особи:

центр обслуговування громадян (Bürgeramt);
міська адміністрація (Stadtverwaltung) або муніципальна адміністрація (Gemeindeverwaltung);
компетентний спеціалізований орган, до якого подаються документи;
відомство у справах іноземців (Ausländerbehörde);
нотаріус;
посольство або консульство держави, у якій видано документ;
орган, що видав документ у країні його походження.

Рекомендую заздалегідь звернутися до відповідної установи та уточнити, чи засвідчує вона копії конкретного іноземного документа та що для цього потрібно надати.

Які документи потрібні для засвідчення копії?

Як правило, необхідно пред’явити:

оригінал документа;
копію, яку потрібно засвідчити, або документ для виготовлення копії на місці;
чинний документ, що посвідчує особу;
за потреби — підтвердження того, до якого органу або в межах якої процедури подаватиметься копія;
для документів іноземною мовою — за потреби переклад німецькою мовою.

Якщо необхідно підтвердити відповідність копії оригіналу, скана або його роздруківки зазвичай недостатньо. Орган або особа, що засвідчує копію, повинні мати можливість ознайомитися з оригіналом.

Чи може уповноважений перекладач самостійно виготовити засвідчену копію?

Ні. Навіть перекладач, уповноважений судом, не має права лише на підставі свого статусу виготовляти офіційно або нотаріально засвідчені копії документів.

Моє завдання як загально уповноваженого перекладача української та німецької мов полягає в підтвердженні правильності й повноти виконаного мною перекладу. Це підтвердження стосується перекладу, а не автентичності вихідного документа чи відповідності копії оригіналу.

Залежно від замовлення я можу виконати переклад на підставі:

оригіналу;
засвідченої копії;
звичайної копії;
добре читабельного скана або якісних фотографій.

У засвідчувальному написі я зазначаю, у якій формі отримала вихідний документ. Установа, до якої подаються документи, вирішує, чи достатньо перекладу зі скана, чи його потрібно виконати з оригіналу або засвідченої копії.

Чи обов’язково виконувати переклад на підставі засвідченої копії?

Не завжди. Деякі установи приймають переклад, виконаний зі скана, якщо разом із ним окремо подається засвідчена копія документа. Інші вимагають, щоб переклад був виконаний саме із засвідченої копії.

Якщо засвідчена копія містить засвідчувальний напис, його також необхідно перекласти повністю. Це особливо важливо, якщо копію було засвідчено за кордоном, а засвідчувальний напис складено українською або іншою іноземною мовою.

Деякі установи також вимагають, щоб засвідчена копія була надійно скріплена із засвідченим перекладом.

Тому рекомендую заздалегідь уточнити в установі, до якої подаватимуться документи:

Чи потрібно подавати засвідчену копію іноземного оригіналу?
Чи має переклад бути виконаний саме на підставі цієї засвідченої копії?
Чи повинні засвідчена копія та переклад бути надійно скріплені між собою?
Чи потрібен додатково апостиль або легалізація?

Чи потрібна засвідчена копія засвідченого перекладу?

У багатьох випадках у цьому немає потреби. Ви можете замовити декілька виготовлених мною оригінальних примірників засвідченого перекладу. Кожен із них міститиме мій засвідчувальний напис, підпис і печатку.

Якщо вам потрібно декілька примірників, наприклад один для установи з питань визнання, а другий для власного зберігання, повідомте мені про це, за можливості, під час оформлення замовлення.

Якщо орган усе ж прямо вимагає засвідчену копію вже виготовленого перекладу, спочатку варто уточнити, яку саме форму засвідчення він приймає. Часто простішим рішенням є замовлення ще одного оригінального примірника перекладу.

Скільки коштує засвідчена копія?

Вартість залежить від того, яка установа або особа засвідчує копію, скільки документів і сторінок потрібно засвідчити та чи потрібно виготовляти копії безпосередньо на місці.

У центрах обслуговування громадян застосовуються муніципальні тарифи або тарифи відповідної федеральної землі. Вартість нотаріального засвідчення розраховується відповідно до встановлених законом тарифів. У разі великого обсягу або багатосторінкових документів послуги нотаріуса не обов’язково будуть дорожчими за послуги офіційного органу.

Оскільки тарифи можуть змінюватися та відрізнятися залежно від регіону, рекомендовано заздалегідь уточнити актуальну вартість у вибраній установі.

Засвідчена копія, засвідчений переклад та апостиль: у чому різниця?

Йдеться про три різні процедури.

Засвідчена копія:
Уповноважений орган або посадова особа підтверджує, що копія відповідає пред’явленому документу.

Засвідчений переклад:
Уповноважений перекладач підтверджує правильність і повноту виконаного ним перекладу.

Апостиль або легалізація:
Підтверджують справжність підпису, повноваження особи, яка підписала документ, а за потреби — також справжність печатки або штампа. При цьому зміст документа, як правило, не перевіряється.

Які саме документи та підтвердження потрібні, визначає установа, до якої їх подаватимуть.

Засвідчені переклади з української мови німецькою та з німецької мови українською

Як загально уповноважений перекладач я виконую засвідчені переклади з української мови німецькою та з німецької мови українською.

Якщо вам потрібен засвідчений переклад іноземного документа, спочатку надішліть мені добре читабельний скан або повні фотографії всіх його сторінок. Апостилі, печатки, рукописні записи та зворотні сторони документів також мають бути повністю видимими.

На підставі надісланих матеріалів я зможу перевірити:

чи можу я взяти замовлення на переклад;
чи потрібно враховувати додаткові сторінки або засвідчувальні написи;
який строк потрібен для виконання перекладу;
якою буде його вартість.

Зверніть увагу: остаточне рішення щодо необхідної форми копії, перекладу або підтвердження автентичності завжди ухвалює орган чи установа, до якої подаватимуться документи.

Правова підстава та додаткова інформація

Умови офіційного засвідчення копій визначаються, зокрема, § 33 Закону Німеччини про адміністративне провадження та відповідними положеннями законодавства федеральних земель.

На Федеральному порталі Німеччини, присвяченому засвідченню копій, також зазначено, що засвідчення підтверджує відповідність копії оригіналу, але не підтверджує автентичність або чинність самого оригіналу.