Коли потрібен апостиль, а коли достатньо засвідченого перекладу?

Щоб іноземні документи були юридично визнані в Німеччині, як правило, необхідний засвідчений переклад. У своїй роботі я часто отримую від клієнтів запитання, чи цього достатньо, чи для конкретного документа також потрібно оформлювати апостиль.

Відповідь залежить від кількох чинників: виду документа, країни його видачі, мети використання, а також вимог конкретного німецького органу або установи. У цій статті я поясню, у яких випадках достатньо засвідченого перекладу, а коли додатково може знадобитися апостиль.

Автор статті: Олександра Чурай Вітрюк, загальноуповноважений перекладач української мови в Німеччині. Більше інформації про мене ви знайдете на сторінці «Про мене».

У чому різниця між апостилем і засвідченим перекладом?

Засвідчений переклад — це офіційний переклад документа, виконаний присяжним або уповноваженим перекладачем, який має право здійснювати такі переклади. У своєму посвідчувальному написі перекладач підтверджує, що переклад відповідає формальним вимогам, чинним у Німеччині, а також повністю й точно відтворює зміст документа мовою оригіналу.

Водночас слід враховувати, що засвідчений переклад не підтверджує справжність самого документа. Він лише засвідчує, що його зміст і оформлення були максимально точно, повно та правильно передані мовою перекладу.

Апостиль, своєю чергою, підтверджує справжність підпису, печатки або штампа на документі, а також повноваження посадової особи, яка його підписала. Апостиль видає компетентний орган держави, у якій було оформлено документ.

Отже, засвідчений переклад і апостиль виконують різні функції й жодним чином не можуть замінити один одного. Апостиль може знадобитися додатково, якщо цього вимагають вид документа, країна його походження або мета використання.

У яких випадках потрібен апостиль?

Для окремих іноземних документів, як правило, необхідно оформити апостиль. Зокрема, це стосується:

• Документів про цивільний стан — свідоцтв про шлюб, народження, усиновлення, смерть; судових рішень про розірвання шлюбу та інших документів у сфері реєстрації актів цивільного стану, якщо вони видані в державі — учасниці Гаазької конвенції про апостиль.
• Судових документів — судових рішень, протоколів, виконавчих документів, судових ухвал та багатьох інших судових матеріалів, які зазвичай повинні бути апостильовані.
• Документів про освіту — атестатів, дипломів закладів вищої освіти, довідок про навчання та документів, що підтверджують кваліфікацію, якщо вони подаються для вступу до навчального закладу, проходження професійного навчання або процедури визнання кваліфікації.
• Нотаріальних документів — довіреностей, договорів купівлі-продажу, заповітів, а також інших документів, посвідчених або засвідчених нотаріусом.
• Документів юридичних осіб — витягів із торговельного реєстру, установчих документів, протоколів зборів, рішень керівництва чи учасників товариства та інших корпоративних документів.

Якщо ваші документи належать до однієї з наведених категорій, варто перевірити, чи потрібен для їх використання в Німеччині апостиль.

Коли достатньо засвідченого перекладу?

Чи потрібен, окрім засвідченого перекладу, також апостиль або консульська легалізація, залежить від країни походження документа, мети його використання та вимог компетентного органу чи установи.

Для документів, виданих в Україні, НЕ ЗАСТОСОВУЮТЬСЯ такі винятки:

• Україна не є державою — членом Європейського Союзу. Тому до українських документів не застосовується Регламент (ЄС) 2016/1191, відповідно до якого для окремих офіційних документів у межах ЄС апостиль не потрібен.
• Також Німеччина уклала з окремими державами міжнародні договори про звільнення документів від легалізації. У таких випадках апостиль, як правило, не потрібен. Однак на документи, видані в Україні, цей виняток не поширюється.

Попри це, навіть для українських документів у багатьох випадках достатньо лише засвідченого перекладу, зокрема якщо:

• компетентний орган або установа не вимагає апостиль;
• йдеться про документи, видані приватними установами, наприклад банками, медичними закладами чи страховими компаніями. У таких випадках необхідність апостиля визначається внутрішніми правилами відповідної організації.

Тому перед поданням документів варто заздалегідь уточнити в компетентному органі або установі, чи потрібен у вашому випадку не лише засвідчений переклад, а й апостиль.

З моєї перекладацької практики: чому вимоги можуть відрізнятися

У своїй щоденній роботі я регулярно стикаюся з тим, що різні органи влади та установи висувають різні вимоги до іноземних документів залежно від конкретної процедури. Саме тому неможливо дати універсальну відповідь на запитання, чи потрібен, окрім засвідченого перекладу, ще й апостиль.

Типовий приклад — документи про освіту. Для подання документів на вакансію часто достатньо засвідченого перекладу диплома про вищу освіту. Якщо ж той самий диплом подається для офіційного визнання іноземної професійної кваліфікації, додатково зазвичай потрібен апостиль.

Коли потрібні і апостиль, і засвідчений переклад?

У певних випадках необхідно надати одночасно апостиль і засвідчений переклад. Зокрема, це стосується:

• визнання документа про освіту або професійну кваліфікацію;
• реєстрації шлюбу з поданням іноземного свідоцтва про народження, рішення про розірвання шлюбу чи свідоцтва про смерть;
• процедури набуття громадянства Німеччини;
• судових або нотаріальних проваджень;
• створення юридичної особи або реєстрації підприємства в Німеччині.

У таких випадках документи, як правило, визнаються лише за наявності як апостиля, так і засвідченого перекладу.