Beglaubigte Kopien ausländischer Dokumente: Was ist das und wo erhält man sie?

Bei der Vorlage ausländischer Dokumente in Deutschland werden häufig sowohl eine bestätigte deutsche Übersetzung als auch eine beglaubigte Kopie des Originaldokuments verlangt. Doch was genau wird mit einer solchen Kopie bestätigt? Wo kann man sie anfertigen lassen, wenn das Dokument beispielsweise in der Ukraine ausgestellt wurde? Und welche Rolle übernimmt dabei die Übersetzerin?

Autorin: Oleksandra Churay Vitryuk, allgemein ermächtigte Übersetzerin der ukrainischen Sprache in Hessen. Mehr über mich erfahren Sie auf der Seite „Über mich“.

Was ist eine beglaubigte Kopie?

Eine beglaubigte Kopie – rechtlich auch als beglaubigte Abschrift oder beglaubigte Ablichtung bezeichnet – ist eine Kopie, bei der eine dazu befugte Stelle bestätigt, dass sie mit dem vorgelegten Original übereinstimmt.

Wichtig ist: Die Beglaubigung der Kopie bestätigt lediglich die Übereinstimmung der Kopie mit dem vorgelegten Dokument. Sie bestätigt grundsätzlich nicht, dass das Original echt, gültig oder inhaltlich richtig ist.

Ob die Echtheit einer ausländischen öffentlichen Urkunde zusätzlich durch eine Apostille oder Legalisation nachgewiesen werden muss, ist eine andere Frage. Dies hängt unter anderem vom Ausstellungsstaat, von der Art des Dokuments und von den Anforderungen der Stelle ab, bei der es vorgelegt werden soll.

Wann wird eine beglaubigte Kopie benötigt?

Beglaubigte Kopien können beispielsweise in folgenden Verfahren verlangt werden:

Anerkennung eines ausländischen Schul-, Berufs- oder Hochschulabschlusses,
Bewerbung an einer Hochschule oder Universität,
berufliches Anerkennungsverfahren,
Approbationsverfahren,
Einbürgerungs- oder Aufenthaltsverfahren,
familien- oder personenstandsrechtliches Verfahren,
Renten- und Sozialversicherungsverfahren.

Die zuständige Stelle möchte häufig keine Originalurkunden dauerhaft behalten. Daher werden beglaubigte Kopien eingereicht und gegebenenfalls zu den Akten genommen.

Welche Unterlagen genau erforderlich sind, legt immer die empfangende Behörde, Hochschule oder Anerkennungsstelle fest. Es empfiehlt sich deshalb, deren Vorgaben vor der Anfertigung von Kopien und Übersetzungen sorgfältig zu prüfen.

Können in Deutschland Kopien von Dokumenten aus Nicht-EU-Staaten beglaubigt werden?

Ja. Auch von Dokumenten, die außerhalb der Europäischen Union ausgestellt wurden, können in Deutschland grundsätzlich beglaubigte Kopien angefertigt werden. Das betrifft beispielsweise ukrainische Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Diplome, Zeugnisse oder gerichtliche Entscheidungen.

Nach § 33 Verwaltungsverfahrensgesetz können die zuständigen Behörden Abschriften insbesondere dann beglaubigen, wenn das Original von einer Behörde ausgestellt wurde oder die beglaubigte Kopie zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird. Das Gesetz beschränkt diese Möglichkeit nicht generell auf deutsche Dokumente oder Dokumente aus der Europäischen Union.

In der Praxis können die Zuständigkeit und die Voraussetzungen jedoch je nach Bundesland, Kommune und Beglaubigungsstelle unterschiedlich sein. Manche Bürgerämter beglaubigen fremdsprachige Dokumente nur für einen konkret benannten behördlichen Verwendungszweck. Andere verlangen zusätzlich eine deutsche Übersetzung oder lehnen die Beglaubigung bestimmter Dokumentarten ab.

Es ist deshalb sinnvoll, sich vor dem Termin bei der jeweiligen Stelle zu erkundigen, ob sie das betreffende ausländische Dokument beglaubigt.

Was bestätigt die Beglaubigung nicht?

Eine beglaubigte Kopie darf nicht mit einer Apostille oder Legalisation verwechselt werden.

Die beglaubigte Kopie bestätigt:

Die angefertigte Kopie stimmt mit dem vorgelegten Dokument überein.

Sie bestätigt grundsätzlich nicht:

Das Original wurde tatsächlich von der darauf genannten ausländischen Behörde ausgestellt.
Unterschriften oder Stempel auf dem Original sind echt.
Das Dokument ist weiterhin gültig.
Die darin enthaltenen Angaben sind inhaltlich richtig.
Das Dokument wird von der gewünschten deutschen Behörde anerkannt.

Für den Nachweis der Echtheit einer ausländischen öffentlichen Urkunde kann – abhängig vom jeweiligen Staat und Verwendungszweck – eine Apostille oder Legalisation erforderlich sein.

Wo bekommt man eine beglaubigte Kopie eines ausländischen Dokuments?

Auch von Dokumenten, die außerhalb der Europäischen Union ausgestellt wurden, können in Deutschland grundsätzlich beglaubigte Kopien angefertigt werden. Es besteht jedoch keine Garantie, dass jede Stelle fremdsprachige oder ausländische Dokumente beglaubigt. Die Zuständigkeit und die Verwaltungspraxis können je nach Bundesland, Behörde und Verwendungszweck unterschiedlich sein.

Folgende Stellen können beglaubigte Kopien anfertigen:

Bürgeramt,
Stadt- oder Gemeindeverwaltung,
zuständige Fachbehörde, bei der die Unterlagen eingereicht werden,
Ausländerbehörde,
Notarin oder Notar,
Botschaft oder Konsulat des Ausstellungsstaates,
ausstellende Behörde im Herkunftsstaat.

Am besten erkundigen Sie sich vorab telefonisch oder schriftlich, ob die jeweilige Stelle beglaubigte Kopien des konkreten ausländischen Dokuments anfertigt und welche Unterlagen Sie dafür mitbringen müssen.

Welche Unterlagen benötigt man für die Beglaubigung?

In der Regel müssen Sie Folgendes vorlegen:

das Originaldokument,
die anzufertigende Kopie oder das Dokument zum Kopieren vor Ort,
einen gültigen Identitätsnachweis,
gegebenenfalls den Nachweis, für welche Behörde oder welches Verfahren die Kopie benötigt wird,
bei fremdsprachigen Dokumenten gegebenenfalls eine deutsche Übersetzung.

Ein Scan oder ein Ausdruck eines Scans reicht für eine Beglaubigung normalerweise nicht aus, wenn die Übereinstimmung mit dem Original bestätigt werden soll. Die beglaubigende Stelle muss das Original einsehen können.

Kann eine ermächtigte Übersetzerin die beglaubigte Kopie selbst anfertigen?

Nein. Auch eine gerichtlich ermächtigte Übersetzerin ist nicht allein aufgrund ihrer Ermächtigung befugt, amtlich oder notariell beglaubigte Kopien von Urkunden anzufertigen.

Meine Aufgabe als allgemein ermächtigte Übersetzerin für die ukrainische und deutsche Sprache besteht darin, die Richtigkeit und Vollständigkeit der von mir angefertigten Übersetzung zu bestätigen. Diese Bestätigung bezieht sich auf die Übersetzung und nicht auf die Echtheit des Ausgangsdokuments oder die Übereinstimmung einer Kopie mit dem Original.

Für meine Übersetzung kann ich je nach Auftrag mit folgenden Vorlagen arbeiten:

mit dem Original,
mit einer beglaubigten Kopie,
mit einer einfachen Kopie,
mit einem gut lesbaren Scan oder mit hochwertigen Fotografien.

In meinem Bestätigungsvermerk wird angegeben, in welcher Form mir das Ausgangsdokument vorgelegen hat. Ob für das jeweilige Verfahren eine Übersetzung anhand eines Scans ausreicht oder die Übersetzung anhand des Originals beziehungsweise einer beglaubigten Kopie angefertigt werden muss, entscheidet die empfangende Stelle.

Muss die Übersetzung anhand der beglaubigten Kopie angefertigt werden?

Nicht immer. Manche Behörden akzeptieren eine bestätigte Übersetzung, die anhand eines Scans angefertigt wurde, zusammen mit einer separat eingereichten beglaubigten Kopie. Andere verlangen, dass gerade die beglaubigte Kopie als Übersetzungsgrundlage verwendet wird.

Enthält die beglaubigte Kopie einen Beglaubigungsvermerk, muss dieser ebenfalls vollständig übersetzt werden. Das gilt insbesondere, wenn die Beglaubigung im Ausland vorgenommen wurde und der Vermerk in ukrainischer oder einer anderen fremden Sprache verfasst ist.

Manche Stellen verlangen außerdem, dass die beglaubigte Kopie fest mit der bestätigten Übersetzung verbunden wird.

Erkundigen Sie sich deshalb am besten vorab bei der empfangenden Stelle:

Muss eine beglaubigte Kopie des ausländischen Originals eingereicht werden?
Muss die Übersetzung ausdrücklich anhand dieser beglaubigten Kopie angefertigt werden?
Müssen die beglaubigte Kopie und die Übersetzung fest miteinander verbunden sein?
Ist zusätzlich eine Apostille oder Legalisation erforderlich?

Braucht man eine beglaubigte Kopie der bestätigten Übersetzung?

In vielen Fällen ist das nicht erforderlich. Von einer bestätigten Übersetzung können mehrere von mir ausgefertigte Originalexemplare bestellt werden. Jedes dieser Exemplare erhält meinen Bestätigungsvermerk, meine Unterschrift und meinen Stempel.

Wenn Sie mehrere Exemplare benötigen – beispielsweise eines für die Anerkennungsstelle und eines für Ihre eigenen Unterlagen –, teilen Sie mir dies bitte möglichst bei der Auftragserteilung mit.

Fordert eine Behörde dennoch ausdrücklich eine beglaubigte Kopie der bereits ausgefertigten Übersetzung, sollte zunächst geklärt werden, welche Form der Beglaubigung sie akzeptiert. Oft ist eine weitere Originalausfertigung der Übersetzung die einfachere Lösung.

Was kostet eine beglaubigte Kopie?

Die Kosten hängen davon ab, welche Stelle die Beglaubigung vornimmt, wie viele Dokumente und Seiten beglaubigt werden und ob die Kopien vor Ort angefertigt werden müssen.

Bei Bürgerämtern gelten kommunale beziehungsweise landesrechtliche Gebühren. Notarielle Beglaubigungen werden nach den gesetzlichen Kostenbestimmungen abgerechnet. Bei umfangreichen oder mehrseitigen Dokumenten muss ein Notariat nicht zwangsläufig teurer sein als eine Behörde.

Da sich Gebühren ändern können und regional unterschiedlich ausfallen, empfiehlt sich eine aktuelle Anfrage bei der gewählten Beglaubigungsstelle.

Beglaubigte Kopie, bestätigte Übersetzung und Apostille: der Unterschied

Zusammenfassend handelt es sich um drei verschiedene Vorgänge:

Beglaubigte Kopie:
Eine befugte Stelle bestätigt, dass die Kopie mit dem vorgelegten Dokument übereinstimmt.

Bestätigte Übersetzung:
Eine dazu ermächtigte Übersetzerin bestätigt die Richtigkeit und Vollständigkeit ihrer Übersetzung.

Apostille oder Legalisation:
Damit wird für den internationalen Urkundenverkehr die Echtheit einer Unterschrift, die Eigenschaft der unterzeichnenden Person und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels bestätigt. Eine inhaltliche Prüfung der Urkunde erfolgt auch dabei grundsätzlich nicht.

Welche Kombination benötigt wird, bestimmt die Stelle, bei der Sie die Unterlagen einreichen möchten.

Bestätigte Übersetzungen Ukrainisch–Deutsch und Deutsch–Ukrainisch

Als allgemein ermächtigte Übersetzerin fertige ich bestätigte Übersetzungen aus der ukrainischen in die deutsche Sprache sowie aus der deutschen in die ukrainische Sprache an.

Wenn Sie eine bestätigte Übersetzung eines ausländischen Dokuments benötigen, senden Sie mir bitte zunächst einen gut lesbaren Scan oder vollständige Fotografien aller Seiten. Auch Apostillen, Stempel, handschriftliche Eintragungen und Rückseiten müssen vollständig erkennbar sein.

Anhand der Unterlagen kann ich prüfen:

ob ich die Übersetzung übernehmen kann,
ob zusätzliche Seiten oder Beglaubigungsvermerke zu berücksichtigen sind,
welche Bearbeitungszeit erforderlich ist,
welche Kosten entstehen.

Bitte beachten Sie, dass die endgültige Entscheidung darüber, welche Form der Kopie, Übersetzung oder Echtheitsbestätigung benötigt wird, immer bei der empfangenden Behörde oder Institution liegt.

Rechtliche Grundlage und weiterführende Informationen

Die Voraussetzungen für amtliche Beglaubigungen ergeben sich insbesondere aus § 33 Verwaltungsverfahrensgesetz und den entsprechenden landesrechtlichen Vorschriften.

Das Bundesportal zur Beglaubigung von Kopien und Abschriften weist ebenfalls darauf hin, dass mit der Beglaubigung die Übereinstimmung der Kopie mit dem Original bestätigt wird, nicht jedoch die Echtheit oder Gültigkeit des Originaldokuments.