Wann ist eine Apostille erforderlich und wann reicht eine beglaubigte Übersetzung aus?

Apostille

Damit ausländische Dokumente in Deutschland rechtswirksam anerkannt werden können, ist in der Regel eine beglaubigte Übersetzung erforderlich. Gleichzeitig fragen mich viele meiner Kundinnen und Kunden, ob diese allein ausreicht oder zusätzlich eine Apostille benötigt wird.

Die Antwort hängt von mehreren Faktoren ab: von der Art des Dokuments, seinem Herkunftsland, dem vorgesehenen Verwendungszweck sowie den konkreten Anforderungen der zuständigen deutschen Behörde. Nach der Lektüre dieses Beitrags wissen Sie, für welche Dokumente eine beglaubigte Übersetzung ausreicht und in welchen Fällen zusätzlich eine Apostille erforderlich werden kann.

Autorin: Oleksandra Churay Vitryuk, allgemein ermächtigte Übersetzerin der ukrainischen Sprache in Hessen. Mehr über mich erfahren Sie auf der Seite „Über mich“.

Was ist der Unterschied zwischen einer Apostille und einer beglaubigten Übersetzung?

Eine beglaubigte Übersetzung ist die offizielle Übersetzung eines Dokuments, die von einem hierzu befugten, vereidigten oder ermächtigten Übersetzer angefertigt wird. Dieser bestätigt mit seinem Beglaubigungsvermerk, dass die Übersetzung den in Deutschland geltenden formalen Anforderungen entspricht und den Inhalt des Ausgangsdokuments vollständig und korrekt wiedergibt.

Dabei ist zu beachten, dass eine beglaubigte Übersetzung nicht die Echtheit des Ausgangsdokuments bestätigt. Sie bescheinigt vielmehr, dass dessen Inhalt und Gestaltung möglichst genau, vollständig und korrekt in die Zielsprache übertragen wurden.

Eine Apostille bestätigt dagegen die Echtheit der Unterschrift und des Siegels oder Stempels auf einem Dokument sowie die Eigenschaft, in der die unterzeichnende Amtsperson gehandelt hat, beziehungsweise deren Befugnis. Sie wird von der zuständigen Behörde des Staates ausgestellt, in dem das Dokument ausgefertigt wurde.

Eine beglaubigte Übersetzung und eine Apostille erfüllen somit unterschiedliche Funktionen und sind keinesfalls gegeneinander austauschbar. Eine Apostille kann zusätzlich erforderlich sein, wenn dies aufgrund der Art des Dokuments, seines Herkunftslandes oder seines Verwendungszwecks vorgeschrieben ist.

In welchen Fällen ist eine Apostille erforderlich?

Bestimmte ausländische Dokumente müssen in der Regel mit einer Apostille versehen werden. Dazu gehören insbesondere:

  • Personenstandsurkunden – beispielsweise Heirats-, Geburts-, Adoptions- und Sterbeurkunden, gerichtliche Entscheidungen über eine Scheidung sowie weitere personenstandsrechtliche Dokumente, sofern sie in einem Vertragsstaat des Haager Apostille-Übereinkommens ausgestellt wurden.
  • Gerichtliche Dokumente – beispielsweise Gerichtsurteile, Protokolle, Vollstreckungstitel, gerichtliche Beschlüsse und zahlreiche weitere gerichtliche Unterlagen, die in der Regel mit einer Apostille versehen werden müssen.
  • Bildungsnachweise – beispielsweise Schulabschlusszeugnisse, Hochschuldiplome, Studienbescheinigungen und Qualifikationsnachweise, die für die Aufnahme an einer Bildungseinrichtung, eine Ausbildung oder ein Anerkennungsverfahren erforderlich sind.
  • Notarielle Dokumente – beispielsweise Vollmachten, Kaufverträge, Schenkungsverträge, Testamente sowie andere notariell beglaubigte oder beurkundete Unterlagen.
  • Unternehmensunterlagen – beispielsweise Handelsregisterauszüge, Gründungsunterlagen, Sitzungsprotokolle, Beschlüsse der Geschäftsführung oder der Gesellschafter sowie weitere Unternehmensdokumente.

Gehören Ihre Unterlagen zu einer dieser Kategorien, sollte geprüft werden, ob für die Verwendung in Deutschland eine Apostille erforderlich ist.

Wann reicht eine beglaubigte Übersetzung aus?

Ob neben einer beglaubigten Übersetzung auch eine Apostille oder Legalisation erforderlich ist, hängt vom Herkunftsland des Dokuments, seinem Verwendungszweck sowie den Anforderungen der zuständigen Behörde oder Einrichtung ab.

Für Dokumente aus der Ukraine gelten die folgenden Ausnahmen NICHT:

  • Die Ukraine ist kein Mitgliedstaat der Europäischen Union. Daher findet die Verordnung (EU) 2016/1191, nach der für bestimmte öffentliche Urkunden innerhalb der EU keine Apostille erforderlich ist, keine Anwendung.
  • für Dokumente aus Staaten, mit denen Deutschland ein Abkommen über die Befreiung von der Legalisation geschlossen hat, ist grundsätzlich keine Apostille erforderlich. Für Dokumente aus der Ukraine gilt diese Ausnahme jedoch nicht.

Unabhängig davon kann auch bei ukrainischen Dokumenten eine beglaubigte Übersetzung ohne Apostille ausreichen, insbesondere wenn:

  • die zuständige Behörde oder Einrichtung keine Apostille verlangt;
  • für Dokumente privater Einrichtungen, beispielsweise von Banken, medizinischen Einrichtungen oder Versicherungsunternehmen. In diesen Fällen gelten die internen Vorgaben der jeweiligen Organisation dazu, ob für ein bestimmtes Dokument eine Apostille erforderlich ist.

Erkundigen Sie sich daher vorab bei der zuständigen Behörde oder Einrichtung, ob für Ihr Dokument neben der beglaubigten Übersetzung auch eine Apostille erforderlich ist.

Aus meiner Übersetzungspraxis: Warum die Anforderungen unterschiedlich sind

In meiner täglichen Arbeit erlebe ich immer wieder, dass Behörden und Einrichtungen je nach Verfahren unterschiedliche Anforderungen an ausländische Dokumente stellen. Deshalb lässt sich die Frage, ob zusätzlich zur beglaubigten Übersetzung auch eine Apostille erforderlich ist, häufig nicht pauschal beantworten.

Ein typisches Beispiel ist die Verwendung von Bildungsnachweisen. Für eine Bewerbung genügt häufig eine beglaubigte Übersetzung des Hochschulabschlusses. Geht es hingegen um die Anerkennung einer ausländischen Berufsqualifikation, ist für dasselbe Dokument zusätzlich eine Apostille erforderlich.

Wann sind sowohl eine Apostille als auch eine beglaubigte Übersetzung erforderlich?

In bestimmten Fällen werden sowohl eine Apostille als auch eine beglaubigte Übersetzung benötigt. Dazu gehören:

  • Die Anerkennung eines Bildungsabschlusses oder einer beruflichen Qualifikation
  • Die Anmeldung einer Eheschließung unter Vorlage ausländischer Geburtsurkunden, Scheidungsentscheidungen oder Sterbeurkunden
  • Ein Einbürgerungsverfahren
  • Gerichtliche oder notarielle Verfahren
  • Die Gründung oder Eintragung eines Unternehmens in Deutschland

In solchen Fällen werden die Dokumente in der Regel nur anerkannt, wenn sowohl eine Apostille als auch eine beglaubigte Übersetzung vorliegen.